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Liderança e a Habilidade de Conduzir Apresentações

Publicado por Maurício Louzada em Para o Trabalho · 18/2/2015 15:17:00
Um rápido desafio para você: enumere uma lista com alguns nomes de pessoas bem sucedidas que possuem baixa habilidade comunicativa (não vale jogador de futebol). Provavelmente as pessoas de maior sucesso que virão à sua mente serão excelentes comunicadores. Alguns deles você irá até classificar como “comunicadores natos”.

Isso se deve ao fato de que, mais do que nunca, é fundamental saber se comunicar para alcançar degraus mais altos na carreira profissional. Mais do que conhecer tecnicamente de um assunto, um líder dever saber apresentar metas, objetivos, envolver as pessoas nos mesmos e depois apresentar os resultados para sua equipe.

Comunicar, neste caso, é muito mais do que falar em público. A palavra comunicar é derivada do termo latino “communicare” que significa “partilhar” ou “tornar algo comum (entre 2 ou mais pessoas)”. Considerando a origem da palavra, a comunicação não é uma habilidade que deve ser associada à liderança, mas sim uma condição sine qua non para exercê-la. Eu arriscaria ir além: comunicação é a base da liderança. Não é possível liderar sem comunicar.

Um líder sabe que a comunicação com sua equipe acontece em tempo integral, quando se orienta um colaborador, quando se cobra um objetivo, quando se dá feedback ou quando se troca informações sobre um processo ou procedimento. Essa comunicação do dia-a-dia não necessita de uma preparação especial para acontecer e sua fluência está diretamente relacionada à capacidade inerente de comunicação de quem exerce o cargo.

Todavia, há momentos em que a comunicação deve ser pontual. Momentos em que o líder reúne sua equipe e cria uma estrutura de ideias a serem transmitidas, usando recursos específicos e com uma abordagem diferenciada. Trata-se de uma “apresentação”. Abaixo seguem algumas dicas que poderão ajudar líderes a se comunicarem melhor nestes momentos pontuais.

1)  Prepare o ambiente da apresentação
Começamos a transmitir a mensagem bem antes de começarmos a falar. Por exemplo, um ambiente que não tem cadeiras (ou cadeiras pouco confortáveis) transmite a ideia de que a apresentação será breve. Se o espaço da apresentação for no meio de uma fábrica ou escritório, onde as pessoas circulam no dia-a-dia, pode-se colocar elementos decorativos específicos como banners, flores, faixas delimitadoras e outros objetos que modifiquem e delimitem o local da apresentação. Isso transmitirá às pessoas que aquele será um momento especial, e que algo importante será falado.
Preparar o ambiente também pode incluir uma ambientação sonora. Uma música suave enquanto os participantes chegam, deixará a plateia mais tranquila para receber a mensagem.
 
2) Crie uma estrutura lógica para a apresentação
Por mais que você já saiba tudo o que será falado, insista em criar uma estrutura lógica de fácil compreensão por parte do público. Lembre-se que, você enquanto líder, tem contato diário com o tipo de informação que pretende falar, mas muitas vezes os liderados não. Crie a apresentação partindo do ponto de vista da sua plateia e não do seu próprio ponto de vista. Lembre-se que você tem uma ideia para tornar comum, precisa se colocar no lugar de quem não sabe o que será comunicado. Isso ajudará a criar uma estrutura lógica, conduzindo sua plateia por uma linha de raciocínio que levará a todos à conclusão e ideias que você pretende transmitir.
 
3) Utilize recursos audiovisuais
Recentemente li em algum lugar que uma boa apresentação não utiliza slides e nem outros recursos audiovisuais. Discordo totalmente, e é fácil entender por quê. As pessoas aprendem por diferentes canais. Alguns têm mais facilidade em absorver informações quando as ouvem, outros quando as vêm. Se você dispensar recursos audiovisuais irá priorizar as pessoas que aprender com o canal da audição, mas irá comprometer pessoas que precisam de um contato visual. Portanto, em uma apresentação, use o máximo de recursos que puder – assim você poderá atingir todas as pessoas. Em especial, crie slides que contenham pouco texto, mas que concentrem as ideais principais de sua apresentação. Vou reforçar: nada de textos grandes. Apenas pequenas frases que ajudarão a compreender o sentido e a lógica da mensagem, e quando sua apresentação for relacionada a dados, insira gráficos e informações de fácil entendimento.

Lembre-se que como líder, você terá acesso a informações complexas e com muitos dados que podem não interessar à sua plateia. Neste caso, não caia na tentação de simplesmente COPIAR e COLAR um gráfico, achando que as pessoas podem dispensar as demais informações que não lhe são úteis. Qualquer informação a mais vai dificultar o entendimento de mensagens mais simples. Refaça gráficos e simplifique ao máximo as informações para transmitir exatamente aquilo que você deseja.

Recomendo também a utilização de pequenos filmes e elementos que possam criar uma “quebra” na exposição técnica de uma mensagem, promovendo melhor absorção dos conteúdos.
 
4) Utilize uma comunicação direta e simples
Não é porque você tem um microfone em suas mãos que sua postura comunicativa deve se render à formalidade. Fale com a plateia como se você estivesse se dirigindo a uma única pessoa, com uma linguagem de fácil entendimento, descontraída e quando a situação permitir, com uma boa dose de bom humor. Ninguém quer sentar em uma cadeira e ficar vendo um “robô” falar. O que atrai a atenção das pessoas é identificar no apresentador um ser humano, com qualidades, defeitos e com uma mensagem verdadeira e autêntica a ser transmitida.
Jamais, em hipótese alguma, decore algum tipo de texto. Busque a naturalidade e a fluência e você terá a plateia ao seu lado.
 
5)  Respeite sua plateia
Lembre-se que você é o líder e por isso precisa respeitar para ser respeitado Já vi muitas vezes líderes exporem pessoas em público, usando-as como exemplos negativos ou reproduzindo brincadeiras e apelidos que naturalmente surgem no ambiente empresarial. Um líder só deve citar o nome de alguém em uma apresentação se tiver como objetivo elogiar. Lembre-se que quando uma única pessoa da plateia é exposta a uma situação constrangedora, todas os demais inconscientemente pensam “Nossa! Isso podia ser comigo”. Por isso, quando uma pessoas da plateia é desrespeitada, o apresentador perde o respeito de toda a plateia, independente de seu cargo de liderança.
 
Com certeza o líder que se preocupa com sua habilidade de apresentação terá muito mais chances de crescimento na sua vida pessoal e profissional. Além de ganhar a plateia e comunicar com mais eficiência o que deseja, é exatamente nos momentos de apresentação em público que seus superiores imediatos terão a oportunidade de avaliar esta habilidade que, como sabemos, é fundamental para figurar na lista das pessoas mais bem sucedidas. Estar em evidência é uma oportunidade, e ela precisa ser bem aproveitada.



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